Polityka prywatności sklepu internetowego SOVPOL

Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych w związku z korzystaniem ze sklepu internetowego prowadzonego przez Sprzedawcę, w tym w szczególności składaniem zamówień, zakładaniem konta, kontaktem oraz (jeśli dostępne) newsletterem i działaniami marketingowymi.

1) Administrator danych i kontakt

Administratorem danych osobowych jest:
Sovpol Hurtownia artykułów szkolno-biurowych Marcin Stankiewicz
ul. Duża 1, 05-270 Marki, woj. mazowieckie
NIP: 5240400405, REGON: 010202210
E-mail: sovpol@hoga.pl
Tel.: 22 781-50-96, +48 509-356-573

W sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem przez e-mail: sovpol@hoga.pl.

2) Jakie dane przetwarzamy

W zależności od tego, jak korzystasz ze sklepu, możemy przetwarzać:

  • dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu,

  • dane do dostawy: adres, dane odbiorcy,

  • dane do faktury: nazwa firmy, NIP, adres (jeśli podasz),

  • dane konta (jeśli konto istnieje): login/e-mail, historia zamówień,

  • dane transakcyjne: szczegóły zamówień, płatności (bez przechowywania danych karty – jeśli płatność realizuje operator),

  • dane korespondencji: treść wiadomości i załączniki, jeśli kontaktujesz się z nami,

  • dane techniczne i cookies: adres IP, identyfikatory cookies, informacje o urządzeniu i przeglądarce, dane o aktywności w serwisie (w zależności od ustawień zgód).

3) Cele, podstawy prawne i okresy przetwarzania

Przetwarzamy dane w następujących celach:

A. Realizacja zamówienia i umowy sprzedaży

  • Cel: przyjęcie zamówienia, realizacja dostawy, obsługa płatności, kontakt dot. zamówienia.

  • Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy).

  • Okres: przez czas realizacji zamówienia, a następnie przez czas potrzebny do rozliczeń i ewentualnych roszczeń.

B. Obowiązki prawne (księgowość, podatki, dokumentacja sprzedażowa)

  • Cel: wystawienie i przechowywanie dokumentów księgowych, spełnienie wymogów podatkowych.

  • Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

  • Okres: co do zasady dokumentacja księgowa powinna być przechowywana co najmniej 5 lat (zgodnie z przepisami o rachunkowości).

C. Reklamacje, zwroty, dochodzenie i obrona roszczeń

  • Cel: rozpatrywanie reklamacji/zwrotów, ustalenie i dochodzenie roszczeń albo obrona przed roszczeniami.

  • Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny) i/lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

  • Okres: przez czas trwania postępowań oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

D. Konto klienta (jeżeli dostępne)

  • Cel: utrzymanie konta, historia zamówień, ułatwienie kolejnych zakupów.

  • Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

  • Okres: do czasu usunięcia konta lub zakończenia korzystania; później dane mogą pozostać w zakresie wymaganym przepisami (np. dokumenty sprzedażowe).

E. Kontakt i obsługa zapytań

  • Cel: odpowiedź na zapytanie (e-mail/telefon/formularz).

  • Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – komunikacja).

  • Okres: przez czas prowadzenia korespondencji oraz później – jeśli to konieczne – do celów dowodowych/roszczeń.

F. Newsletter i marketing bezpośredni (jeżeli dostępne)

  • Newsletter: na podstawie Twojej zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) – do czasu wycofania zgody.

  • Marketing własnych produktów/usług w oparciu o uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) – w zakresie dopuszczalnym prawem, z prawem do sprzeciwu.

G. Statystyka, analityka i cookies marketingowe (jeżeli stosowane)

  • Cel: pomiar ruchu, poprawa działania sklepu, analityka, remarketing (zależnie od narzędzi).

  • Podstawa: zgoda na cookies/technologie podobne – zgodnie z przepisami dotyczącymi cookies i prywatności łączności elektronicznej.

  • Okres: zależny od rodzaju cookies (sesyjne – do zamknięcia przeglądarki; stałe – do czasu wygaśnięcia lub usunięcia).

4) Odbiorcy danych (komu możemy je ujawnić)

Dane mogą być przekazywane podmiotom wspierającym nas w prowadzeniu sklepu, w szczególności:

  • firmom kurierskim i operatorom pocztowym (dostawa),

  • operatorom płatności (realizacja płatności),

  • dostawcom hostingu/IT, narzędzi e-commerce i wsparcia technicznego,

  • biuru rachunkowemu/księgowości,

  • dostawcom narzędzi e-mail/marketing (jeżeli używane),

  • organom publicznym – gdy wynika to z przepisów.

Z takimi podmiotami zawieramy umowy powierzenia przetwarzania danych, gdy jest to wymagane.

5) Przekazywanie danych poza EOG

Jeśli korzystamy z dostawców narzędzi, którzy przetwarzają dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, przekazanie odbywa się wyłącznie, gdy zapewniono odpowiedni poziom ochrony (np. decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne).

6) Prawa osoby, której dane dotyczą

Masz prawo do:

  • dostępu do danych i otrzymania kopii,

  • sprostowania danych,

  • usunięcia danych (w określonych sytuacjach),

  • ograniczenia przetwarzania,

  • przenoszenia danych (gdy podstawą jest umowa lub zgoda i przetwarzanie jest zautomatyzowane),

  • sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie,

  • cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeśli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody).

Zakres praw wynika z RODO i może podlegać ograniczeniom, gdy przetwarzanie jest niezbędne do wywiązania się z obowiązku prawnego.

7) Prawo wniesienia skargi

Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego: Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).
Od lipca 2025 r. UODO działa pod adresem: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

8) Czy podanie danych jest obowiązkowe

  • Podanie danych wymaganych do realizacji zamówienia jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy sprzedaży – bez nich nie zrealizujemy zamówienia.

  • Podanie danych do faktury jest konieczne, jeśli chcesz otrzymać fakturę.

  • Podanie danych do newslettera/marketingu jest dobrowolne.

9) Profilowanie i zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Możemy wykorzystywać dane do prostych działań marketingowych/analitycznych (np. dopasowanie treści, statystyki, remarketing) – wyłącznie, jeśli wyrazisz odpowiednie zgody na cookies marketingowe/analityczne (jeżeli takie narzędzia są wdrożone). Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany, chyba że wyraźnie poinformujemy o tym w Sklepie.

10) Pliki cookies i podobne technologie

  1. Sklep używa plików cookies i podobnych technologii w celu:

    • zapewnienia prawidłowego działania serwisu (cookies niezbędne),

    • zapamiętywania ustawień,

    • prowadzenia statystyk i analityki (opcjonalnie),

    • działań marketingowych/remarketingu (opcjonalnie).

  2. Zgoda nie jest wymagana dla cookies niezbędnych do działania usługi, natomiast dla cookies analitycznych/marketingowych – co do zasady – wymagana jest zgoda użytkownika zgodnie z przepisami dotyczącymi cookies.

  3. Zgodami na cookies można zarządzać w banerze cookies (jeśli wdrożony) oraz w ustawieniach przeglądarki.

11) Bezpieczeństwo danych

Stosujemy środki organizacyjne i techniczne, aby chronić dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą lub zniszczeniem – adekwatnie do ryzyk i zakresu przetwarzania.

12) Zmiany Polityki prywatności

Możemy aktualizować Politykę prywatności, np. w razie zmian przepisów lub zmian funkcjonalności sklepu. Aktualna wersja jest publikowana w Sklepie.

Data obowiązywania: 14.01.2026 r.